黎明前的黑暗与积极规划
《国际电子商情》--专家博客
http://www.gkong.com 2007-09-04 15:11 来源:中国自动化学会专家咨询工作委员会
几年前,硅谷的一个高科技生产企业耗费几千万美元,实施一套新的ERP软件。实施的前几个月只能用一个词来形容:灾难。物料准确性更差:系统明明显示有货,但物料管理人员总是找不着,客户服务人员也没法发备件给客户;生产计划更不可预测:明明按计划可按时发的货就是没法准时完成;数据录入准确性也下降:客户的订单接收错了,订单物料清单不准确,甚至货发给错误的客户。套用墨非定律:凡是可能发生的都会发生(而且确实发生了)。
但是几个月过后,员工对系统逐渐熟悉,系统的威力开始显现:库存下降超过10个百分点,按时发货率超过95%,订单履行准确率接近100%。从采购到生产到销售,大家都在使用同一套数据,“信息孤岛”现象不再普遍。员工士气也由原来的怀疑、抱怨转为积极接受、拥护。黎明前的黑暗终于离去,金光大道展现眼前。
其实这种“黎明前的黑暗”非常普遍。例如公司设施合并,所有的生产工序都归到一个屋顶下,但刚开始协调反倒更困难,生产效率不升反降;旨在提高质量,公司采用新的生产工艺,但采用之初,次品率反倒上升;为了增加产能,公司雇了很多新员工,但刚开始几个礼拜甚至几个月,整体产出增加甚少或甚至下降。这些问题在建立新系统、采纳新流程、培训新人员时普遍存在。作为管理层,不能因为一时的表现就否定整个项目,甚至推倒重来。要有耐心,要给新生事物机会。这要求管理者有透过现象看本质的洞察力。
但是,在任何项目实施之前,一定要意识到“黎明前的黑暗”,并制定应急计划。不打没准备的仗,只承担计算过的风险(Calculated Risk)。目的有二:(1)促使员工认识到所有可能发生的风险,做好心理准备,消除不切实际的想法;(2)万一产生风险,公司也有相应的应急方案。当然有人会说,计划赶不上变化。这没错,但并不是说我们就不计划,听天由命。讲一个二战期间的故事。有一个著名的美国将军,每次战役,都要求预测战役期间的气象。按当时的水平,预测几个月后的天气无疑于投硬币,但将军还是乐此不疲。其实他的真正目的不是去知道天气的好坏,而是促使团队分析、认识各种风险,做好应对准备。将军胜多败少自不待言,想说的是希望大家改变对计划、风险分析的认识。
作为一个公司,凡事规划,做好风险分析至关重要。积极规划也成为美国企业管理的重要一环,无论是邓明的PDCA(Plan - 计划;Do - 执行;Control - 控制;Action - 纠偏),还是六西格玛的DMAIC(Design - 设计(有计划的含义);Measure - 搜集数据(也是为计划);Assess - 衡量现状(还是为计划);Implementation - 实施;Control - 控制)。规划是如此深入美国的企业管理文化,甚至有这么一句经典名言:If you fail to plan, you plan to fail(如果你疏于计划,你在计划失败)。“预则立,不预则废”,异曲同工。